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Satisfacer las demandas del ambiente de rápido cambio de los negocios modernos requiere concentrarse en las prioridades, mejores técnicas de administración y estructuras efectivas para la comunicación. Poe estas razones, hay personas que, como Usted, están estudiando las técnicas de administración de proyectos para cumplir sus metas. El proceso y los métodos de administración de proyectos proporcionan la estructura, el enfoque, la flexibilidad y el control para ayudar a guiar a los equipos para que alcancen resultados extraordinarios, a tiempo y dentro del presupuesto.

Sabemos que muere de impaciencia por iniciar su proyectos, sin embargo hay 12 reglas del juego o de oro de los proyectos y estas tienen que ver más con los procesos que con la sustancia, debe saber que todos los ingredientes que componen la receta de la buena administración de proyectos se reduce sólo a estas 12 reglas que necesita seguir.

Regla 1.- Obtendrás consenso cobre los resultados del proyecto.
Si no sabe Usted lo que pretende alcanzar, es probable que no alcance algo que valga la pena.- No hablamos de las reformas estructurales en México-. Un proyecto que no tiene expectativas claras es apenas un montón de trabajo sin propósito. Para que sea considerado un éxito, un proyecto debe tener metas definidas con claridad que especifique la forma en que se verá cuando haya sido concluido.

Pero no basta con que Usted sepa con exactitud lo que quiere hacer. También tiene que alcanzar el consenso, con los terceros interesados y los miembros del equipo del proyecto, de que las metas y expectativa son las correctas.

Regla 2.- Reunir el mejor equipo de trabajo que se pueda tener.
Un equipo de proyectos organizado de manera adecuada, deseoso de hacer las cosas y capaz es la clase del éxito. Éste es un grupo de personas que Usted tendrá que desarrollar, porque el equipo perfecto casi nunca comienza de esa forma. Un buen equipo comienza con buenas decisiones de su parte; sin embargo, algunas veces las personas que Usted elija pueden resultar resultan ser incapaces de cooperar.

Es su reto que el equipo del proyecto se avive pronto y se muestre ambicioso a pesar de una experiencia y una capacitación inadecuadas, de problemas familiares o de prioridades en conflicto. Si debe instruirse al personal para que las cosas se hagan correctamente, ésa es una de sus responsabilidades como gerente o administrador de proyectos. Desde luego, el personal también debe estar dispuesto a trabajar en el proyecto y a aprender las nuevas habilidades que esto requiera. Ello significa que Usted tendrá que usar sus mejores técnicas de administración y tácticas de motivación para guiarlos en la dirección correcta. Es decir: Tendrá que dirigir Voluntades.

Regla 3.- Desarrollar un plan completo y viable y mantenerlo actualizado.
Un plan de proyecto completo, adecuadamente detallado, es un elemento básico para la terminación exitosa de cualquier proyecto. El plan le ayuda a guiar el proyecto. Es el documento que comunica las intenciones, tareas, necesidades de recursos y calendario globales del proyecto. Sin un plan, es casi imposible dirigir un grupo para que alcance una meta común.

Desde luego, no basta con preparar un plan. Como no se puede ver el futuro mejor que un divino con una bola de cristal rota, es probable que el plan que desarrolle y se apruebe, cambie muchas veces desde el inicio del proyecto hasta su conclusión. En la medida en que usted recibe más información sobre las realidades el proyecto y en que otros interesados cambien su forma de pensar sobre lo que necesita realizarse, su plan tendrá que ser revaluado. Dése por advertido con anticipación de que si no actualiza el plan del proyecto – y negocia estos cambios con los interesados- va a ser responsable el presupuesto y del calendario del plan original.

Regla 4.- Determinar qué recursos necesita en realidad para que las cosas se hagan.
No importa lo que su jefe diga, Usted no le puede sacar sangre a las piedras. Sin gente, capital ni equipo adecuados para la realización de un proyecto, no hay forma de que se pueda llegar al éxito. Debe tener suficientes recursos asignados para el proyecto. Conseguir suficientes recursos (incluyendo equipo, personal y suministros) para un proyecto es un problema continuo en la mayoría de las empresas y una de las responsabilidades más importantes de todos los gerentes de proyecto.

Regla 5.- Tener un calendario realista
Sin un calendario realista, Usted nunca tendrá éxito: se le agotará el tiempo antes de que pueda volver a intentarlo. Puede tener más gente y comprar más suministros, pero no puede producir más tiempo, sin importar lo que haga. No hay forma más rápida de perder la credibilidad como gerente de proyectos que cambiar el calendario sin que haya una buena razón real.

Regla 6.- No tratar de hacer más de lo que puedas hacer.
Usted debe determinar un alcance adecuado para el proyecto.- No es Superman- El alcance del proyecto tiene que ver con otras cosas además de las metas. Por ejemplo, la meta podría ser construir un edificio de dos pisos en el lote del estacionamiento de atrás para el próximo diciembre. Pero el alcance del proyecto podría ir desde construir un edificio prefabricado de metal con un piso de cemento, hasta construir un Taj Mahal en miniatura para el Presidente del Consejo de Administración. Aunque el primer alcance es factible, el segundo no lo es. Asegúrese de que los objetivos y el alcance del proyecto son claros, si desea que se piense que tuvo éxito cuando el proyecto haya concluido.

Regla 7.- Recordar que la gente cuenta.
Algunas veces, al concentrarse en el proceso de la administración de proyectos, uno puede olvidar que los proyectos se refieren de manera principal a la gente. El éxito del proyecto depende de la gente, no de informes o gráficas y ni siquiera de las computadoras. Para ser un exitoso gerente de proyectos, debe acomodar las necesidades y prioridades de la gente. Quienes manejan el proyecto son personas. La gente disfruta (o maldice) los resultados finales. Los proyectos también ponen el acento en esta gente, porque los proyectos casi siempre incluyen nuevas estructuras de grupo, fechas límites y trabajo extras. Si los resultados finales de un proyecto no sirven a la gente, el proyecto ha fracasado.

Los proyectos casi siempre acarrean conflictos de prioridad entre el trabajo ordinario y el trabajo del proyecto. La mala noticia es que a final de cuentas debe Usted satisfacer las necesidades, prioridades y conflictos de la gente para que el proyecto llegue a buen fin.

Regla 8.- Obtener el apoyo formal y continuo de la administración y los terceros interesados.
Es evidente, -o por lo menos debería de serlo- que debe Usted contar con la aprobación de la administración y los terceros interesados claves antes de iniciar un proyecto. Esto no sólo requiere habilidades de comunicación, sino también habilidades de negociación. Esta regla se parece mucho a la regla 1, excepto que significa que se debe agregar una etapa de aprobación formal al consenso general ganado con la observación de la regla 1. Necesitará lograr que todas las personas que tienen que contribuir con recursos (tiempo, dinero), o aquellos que pueden acusar el efecto de un proyecto (si va a cambiar su trabajo o su vida) apoyen de manera formal su plan y estén de acuerdo en que es digno de llevarse al cabo. En el caso de muchos de estos terceros interesados, el apoyo requiere su aprobación firmada, pero no se detiene en ello. Observar esta también le exige a Usted asegurarse del interés continuo de los terceros interesados en su proyecto. Si comienza un proyecto para su jefe, y éste no tiene interés real en el mismo, incluso después de haber firmado sobre la línea punteada, no es probable que lo alabe al concluir esta hazaña.

Regla 9.- Estar dispuesto a cambiar.
Debe estar dispuesto a adaptar el plan del proyecto y su implantación para guiarlo a donde necesita ir. Algunas veces las cosas cambian por razones justificables, como una tormenta que detiene el trabajo en un proyecto de construcción. En ocasiones las cosas cambian porque se recibe nueva información, como la ocasión en que aquellos investigadores de Utah descubrieron la fusión en un tubo de ensayo, lo que cambió toda la perspectiva sobre la construcción de reactores nucleares y detuvo los proyectos en todo el mundo (durante un tiempo, por lo menos, hasta que se encontró que todo el experimento era erróneo y no científico). Como expresaba un investigador: “Era como si estuviéramos tratando de inventar el biplano y alguien apareciera con un 747”. Algunas veces los cambios son simple resultado del estado de ánimo de la gente, como el cliente de la agencia de publicidad que desea ahora un video en lugar de un folleto para promover un nuevo producto, aun cuando el folleto ya está casi listo para irse a impresión.

Regla 10.- Mantener a la gente informada de lo que está haciendo.
Debe mantener informados del progreso, los problemas y los cambios a todos los terceros interesados a quienes incumba. La forma de obedecer esta regla es sencilla: comunicar, comunicar, comunicar. Conforme cambian las cosas en el proyecto (y siempre lo hacen), encontrará a través de sus comunicaciones, que los terceros interesados pueden desear o tener necesidad de introducir sus propios cambios en el proyecto.

Regla 11.- Deberá estar dispuesto a probar nuevas cosas.
Como todo proyecto es diferente, con gente, metas y desafíos diferentes, sería inadecuado usar con exactitud los mismos métodos, software, gráficas, planos u otros apoyos en todo el proyecto. Los métodos y herramientas comunes pueden usarse en todos los proyectos, pero no todos los proyectos incluyen el mismo riesgo o complejidad.

Es probable que los proyectos grandes y complejos usen más métodos o herramientas que los proyectos más pequeños. Pero el exceso de métodos como la falta de herramientas pueden condenar un proyecto a su perdición. Uno debe adaptar los procesos, tecnologías, herramientas y técnicas a las necesidades del proyecto que se tiene en las manos. Por ejemplo, es evidente que necesita poner más detalles en el diagrama de redes para la creación de una nueva sede corporativa a partir de cero, que lo que requeriría para instalar una nueva oficina de ventas en un edificio rentado. Y algunos proyectos recurrentes, como el manejo de la preparación mensual de un boletín de noticias, podrían no necesitar diagrama alguno de redes.

Regla 12.- Deberá de ser un verdadero líder.
El liderazgo es un arte que le viene de manera natural a algunos, pero el resto de nosotros tenemos que aprender a desarrollarlo. Lo más probable es que Usted también tenga que trabajar su papel de líder. No bastará con la lectura de libros de administración para lograr que sus proyectos se encuentren dentro del tiempo y presupuesto fijados. Como gerente de proyectos, debe poner en acción lo que ha leído. Necesita convertirse en líder lo mismo que en miembro del equipo. No sólo debe planear, llevar el seguimiento y controlar el proyecto, sino también debe ser una fuente de consejos y motivación para los integrantes del equipo y los terceros interesados. Sen liderazgo, incluso un proyecto bien coordinado puede no alcanzar sus metas; el personal del proyecto no creerá que tiene el apoyo o guía que necesita para hacer que las cosas sucedan. Ése es trabajo de Usted como gerente de proyecto.

Nota final: “ Si todo fuera fácil, cualquiera las haría”.

Notas del libro Administre sus proyectos de Sunny y Kim Baker

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