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Tomar decisiones sobre las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) con conocimiento de causa y pleno convencimiento de lo que se está haciendo sigue siendo, al día de hoy, una asignatura pendiente para muchos gestores de empresa. No son pocas las organizaciones que delegan en los responsables funcionales a cargo de “Informática” –normalmente en dependencia del director del área administrativo-financiera- decisiones tan importantes como qué plataforma tecnológica utilizar, qué sistemas informáticos implantar o, incluso, qué cantidad invertir en TIC durante el próximo ejercicio. En consecuencia, pocos directores generales están realmente convencidos de que su empresa esté gastando en TIC las cantidades adecuadas. ¿Estamos sacando el provecho que deberíamos del nivel actual de inversión? ¿Podríamos hacer lo mismo con menos? ¿O, por el contrario, no invertimos lo suficiente y estamos socavando nuestra competitividad futura?

Antes de entrar en el estudio de los sistemas y las tecnologías de la información en sí mismos es necesario dejar bien claro lo que actualmente se entiende como información y –lo que puede ser todavía más importante- la diferencia entre datos, información y conocimiento. Son muchos los responsables de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) que desconocen cómo tratar estos conceptos y qué abarca cada uno de ellos. Toda información procede de algún dato anterior. Sin embargo, no todos los datos son información. Es más, se pueden tener muchos datos y mucha información y, aún así, no haber acumulado ningún conocimiento.

En efecto, los datos no son más que elementos de tipo numérico, alfanumérico, imágenes o sonidos que permiten describir ciertos eventos, actividades o transacciones. Se trata de elementos que pueden estar almacenados e incluso clasificados, pero no organizados para dar respuesta a cuestiones específicas o a significados concretos.

La información proviene de la ordenación de los datos de forma que éstos tengan un significado concreto para el que los recibe e incluso un valor determinado. De esta forma, el destinatario puede analizar dicho significado y obtener conclusiones. Mientras que los datos en sí no son nada, sí lo es la información que se pueda obtener de ellos. Las decisiones que se toman habitualmente en las empresas provienen de información recabada a partir de datos, previamente clasificados y presentados adecuadamente para facilitar el proceso.

Sin embargo, estar informados no es suficiente para tomar decisiones acertadas. Cualquier decisión requiere también de la experiencia, historia profesional y personal de quien la toma. Así como de sus propios elementos de juicio y de evaluación de la información. La información evaluada por una persona dentro de un contexto se convierte en conocimiento. Los sistemas de información, vistos desde esta perspectiva, pueden mejorar el desarrollo de una base de conocimiento si ponen al alcance de los agentes de decisión información relevante. De hecho, en entornos cambiantes una buena base de conocimiento constituye a menudo una fuente fundamental de ventaja competitiva, y en estas situaciones los sistemas de información pueden resultar esenciales.

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