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El siglo XXI actualmente tiene más de diez años de edad junto con presupuestos limitados, menos tiempo y menos recursos. Claro, la tele-transportación y los viajes más rápidos que la luz todavía son fantasías de Viaje a las estrellas, pero el rápido cambio, la expansión de las tecnologías y la mercadotecnia global son reales en este milenio.

Para competir en este siglo, usted tendrá que hacer más con menos. La competencia continuará presionándolo para que proponga nuevas ideas. No tendrá tiempo que perder en métodos rancios o en técnicas timoratas. Para dirigir su negocio en el futuro, tendrá que construir las cosas con mayor rapidez, más baratas y mejor. Y tendrá que hacer que las cosas queden bien a la primera.

Como la mayoría de la gente de negocios, Usted es responsable de trabajo ordinario y de proyectos. Es probable que ni siquiera ha pensado en la diferencia. Sólo piensa en que tiene demasiadas cosas que hacer.

Para observar los encargos de trabajo como proyectos, en contraste con el trabajo común, uno necesita cambiar su perspectiva. Las metas y fechas de entrega de los negocios rutinarios son generales. El trabajo rutinario se define dentro del alcance de un departamento o la descripción de un puesto funcional. Por ejemplo, el lector probablemente abre su correo todas las mañanas y responde los e-mails. También podría leer informes, programas citas, asistir a reuniones, revisar las llamadas de teléfonos, preparar borradores de cartas o desempeñar otras diversas tareas. Todo esto tiene que coordinarse todos los días, Aunque todo esto requiera mucho esfuerzo, ninguna de estas tareas es un proyecto; son simplemente trabajo ordinario.

La mayor parte del trabajo ordinario es repetitivo, orientado a procesos y, si, con frecuencia aburrido. Por lo general, los proyectos se definen como resultados finales específicos fuera de las funciones del puesto mismo. Los proyectos tienen vida por sí mismos y, aún cuando la conclusión y coordinación exitosa de los proyectos son cruciales para el éxito de una organización, los proyectos operan por lo general fuera de la rutina normal de la vida de negocios.

Puede ser que no siempre parezca justo, pero Usted tiene que hacerse cargo de proyectos además de su trabajo ordinario. Ésta es la razón por la que necesita herramientas especiales para que todo esto sea más fácil. Los proyectos agregan emoción a un negocio que de otra manera sería simplemente el trabajo de un día. Convierten la calma de la oficina o fábrica en experiencias nuevas.

Adviértase que todos los proyectos tienen metas definibles. También tienen un principio y un final. La mayor parte del trabajo ordinario debe realizarse una y otra vez. La mayoría de los proyectos se realizan sólo una vez (si se han hecho bien a la primera).

Los proyectos requieren de una secuencia definible de pasos o actividades:
1)Un proyecto tiene un principio y un fin definidos.

2)Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero) que se han asignado en forma específica al proyecto, en contraste con la operación general del negocio.
3)Los resultados finales de un proyecto tienen metas específicas de calidad y desempeño. Recuerde: cuando un proyecto se ha terminado, existe algo nuevo que no existía antes.
4)Los proyectos (al menos eso se espera) siguen un enfoque planeado, organizado, para cumplir con sus objetivos.
5)Por lo general, un proyecto incluye un equipo de personas para que pueda realizarse.

Al final, el éxito de todos los proyectos es el resultado del equilibrio adecuado entre cosas: tiempo, recursos y resultados con el objetivo de la satisfacción del cliente.

Notas del libro: Administre sus proyectos de Sunny y Kim Baker

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