Una característica de muchos departamentos de compras es que los compradores llaman por teléfono en busca de parte que se necesitan y que forman parte de una lista de productos “escasos”. Muchas compañías se encuentran con que es necesario designar encargados de los problemas de entrega de materiales durante toda su jornada laboral. Desde luego, la escasez es un factor que influye de manera determinante en la fabricación; pero cuando consume con regularidad el tiempo de que disponen los empleados de un departamento, suele ser un indicio de que los procedimientos y sistemas establecidos son poco eficientes y eficaces.

La administración en función de un programa de producción estable, en el que rara vez se presentan contratiempos, puede reducir en gran medida la tendencia a “reaccionar”. En muchas empresas, a los responsables de hacer las compras se les proporcionan programas de producción no coordinados de múltiples fuentes que generan demanda, como el departamento de ventas, el de servicio a clientes y el de refacciones. Como estas demandas independientes se generan en distintos momentos, a los responsables de realizar las compras se les deja en plena libertad de consolidar las requisiciones y de participar en el juego de “quien es capaz de acomodar los pedidos”.

La falta de conocimiento por parte de los proveedores respecto al programa de producción que pronostica el fabricante genera variabilidad en la demanda e incertidumbre para el proveedor. So los proveedores no conocen con antelación las tendencias de la demanda y su magnitud aproximada, no estarán en posibilidades de ajustar en forma eficiente sus operaciones y se verán imposibilitados para transferir su demanda de materiales y componentes a sus propios proveedores. Cuanto menos claro sea el panorama que el fabricante le presente al proveedor, más bajos serán los niveles de servicios resultantes. Conforme varían los niveles de servicio que ofrece un proveedor, los compradores se ven obligados a reaccionar.

Si se lleva el programa maestro de producció n al paso siguiente de la programación de producción, la planeación de los requisitos de materiales para compras de materiales por etapas, sólo generará falsas expectativas, a menos que se administre el mantenimiento continuo tanto de los tiempos de espera del proveedor como del tiempo de espera de los procesos internos. Si los cambios de programa son la norma que prevalece conforme varían los niveles de servicio, y si no se actualizan los tiempos de espera, resultará difícil, o casi imposible, mantener un sistema de MRP eficaz, así como el consecuente control de materiales.

Otros efectos negativos del comportamiento reaccionario son las cargas de trabajo cada vez mayores que se generan debido a la revisión pedido por pedido a fin de determinar cuántos se pueden enviar, con qué rapidez y por medio de quien. Tal carga administrativa, que resulta muy costosa, hace que se incremente el precio neto que se paga. Además cuanto más reaccione la organización, menos visión tendrá del precio real del componente en el mercado.

Notas del libro: Administración de la producción de Sin Narasimhan

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