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A menudo, los proveedores se seleccionan con base, sobre todo, en el precio de compra que se cotiza para un artículo de línea. La fijación de precio es, sin duda alguna, el factor más notorio de los costos. Sin embargo, existen otros diez determinantes, cada uno de los cuales representan un nivel de servicio que ofrece el proveedor. El seguimiento limitado, la supervisión y la atención que dan a los niveles de servicio los responsables de la administración de materiales y compras imponen limitantes a la competitividad general de la compañía.

1.-Calidad: La escasa calidad de los materiales y componentes, si no es detectada de inmediato por el proveedor, provoca que el fabricante incurra en costos de inspección. Sin embargo, mediante la inspección sólo se detectan los errores obvios que comete un proveedor; el material de poca calidad da lugar a defectos en el taller que tienen que corregirse, devoluciones por parte de los clientes, asignaciones de presupuesto adicionales y una mala reputación en le mercado con la consecuente disminución del volumen de ventas.

2.-Tiempo de entrega: Cuanto más corto es el tiempo de entrega en que incurre un proveedor, mayor será la flexibilidad de que dispone el fabricante para responder a patrones inciertos de demanda, lo que disminuye el grado de dependencia de pronósticos de ventas exactos. Esta flexibilidad permite, requisitos reducidos de inventario de materia prima y, por consiguiente, un costo de capital de trabajo más bajo.

3.-Velocidad para surtir pedidos: ¿Qué porcentaje de un pedido se surte realmente dentro del tiempo de entrega especificado?. La incertidumbre en cuanto al desempeño en este renglón trae como consecuencia incrementos en el inventario de materia prima, ya que, como medida preventiva contra la incertidumbre, el comprador ordenará mayor cantidad de lo que necesita, y esto dará por resultado incrementos en los costos de capital de trabajo.

4.-Desempeño en la puntualidad de entrega: ¿Con qué frecuencia se reciben a tiempo los pedidos; es decir, ni antes ni después?. La incertidumbre en cuanto a la fecha real de entrega de un material obliga al comprador a “cuestionar” el sistema y a obtener el material antes o después de lo planeado. Esta práctica provoca la falta de sincronización entre la entrega y los programas establecidos, y da por resultado un incremento en los costos, ya sea debido a entregas anticipadas o a interrupciones de la fabricación por entregas demoradas.

5.-Capacidad para responder a la demanda: Contar con proveedores realmente capaces de responder exige que los fabricantes proporcionen pronósticos confiables y oportunos de la demanda y mantengan un proceso para comunicar de inmediato cambios en la producción. Si a los proveedores no se les presenta un panorama claro de los programas, se corre el riesgo de que los pedidos se tramiten con premura, con el consecuente perjuicio en la calidad y os incrementos en los costos de entrega.

6.-Apoyo Técnico: ¿Dispone el proveedor de conocimientos tecnológicos suficientes que puedan apalancarse?. Integrar a los proveedores como un recurso de fundamental importancia y utilizarlos como un equipo de apoyo para agregar experiencia o acrecentarla no sólo es de utilidad para evitar que se tomen decisiones costosas respecto a materiales  o componentes, sino que, algo aún más importante, contribuye a que la compañía se muestre más agresiva en el diseño de productos, facilidad para ensamblar, conjunción de partes y control de costos.

7.- Garantía de productos y servicio de partes: ¿Con qué rapidez se puede disponer de componentes de refacción? ¿En qué circunstancias absorberá el proveedor el costo total de refacciones y reparaciones una vez que el producto se vendió y está en poder del consumidor?

8.-Mejoras en el transporte: Un lugar de múltiples proveedores que tomen decisiones en forma independiente acerca de los medios de transporte, los fabricantes deben aprovechar la oportunidad de reducir los costos generales de transporte concentrando los embarques en el menor número de medios de transporte posible y especificando al os proveedores a qué medios se recurre. Entre los beneficios indirectos que se obtienen al consolidar un medio de transporte están los costos bajos de embarques parciales, las entregas más frecuentes y los tiempos de espera menos prolongados.

9.-Términos de pago: Si bien en los pedidos siempre se especifican los términos de pago, todos los proveedores están familiarizados con las cuentas por cobrar, cuya fecha de pago rebasa por mucho el período especificado en el contrato. Puesto que es común que los proveedores esperen demoras en los pagos, este costo diferido de las cuentas por cobrar se agrega al costo total del producto adquirido. Son pocos los fabricantes que llegan a acuerdos con los proveedores en los que se integran costos base más bajos si se garantizan consistentemente pagos puntuales,. Aunque están disponibles descuentos por pronto pago, no siempre conllevan un costo más bajo, pues se suele exigir al fabricante que pague casi de inmediato con un impacto de mínima magnitud en los costos.

10.-Prácticas para hacer pedidos: ¿Es capaz el proveedor de recibir o enviar pedidos de tal manera que se reduzca la carga de los costos administrativos que implica hacer pedidos?. Aún las técnicas sencillas, como la de utilizar formas para pedidos inmediatos en las que se incluyen la fecha de entrega, son capaces de eliminar trámites y costos. Las soluciones tecnológicas como el intercambio electrónico de datos representan otro medio para reducir costos administrativos.

A los proveedores se les debe de considerar como aliados estratégicos y no como simples componentes de las ventas. Si se les considera un recurso, los proveedores pueden ayudar a resolver problemas que se presenten en el diseño de los productos y en el desempeño del departamento de fabricación.

Notas del libro Planeación de la Producción de Sim Narasimhan

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